Цифровой этикет – это неотъемлемая часть адаптации государственного гражданского служащего в современном мире.

Несколько правил, рекомендаций и советов для эффективного участия в мероприятиях, которые пройдут в онлайн формате или режиме видеоконференцсвязи.

1. Приглашение участникам с актуальной ссылкой и временем начала мероприятия рассылает непосредственно организатор и в дальнейшем корректирует время и интернет-площадку совещания. Если Вы получаете ссылку с измененными данными от третьих лиц, уточните детали у организатора.

Совет: По возможности приглашайте только тех участников, необходимость которых обоснована тематикой мероприятия.

Совет: При планировании времени начала и продолжительности совещания старайтесь сделать их максимально полезными и короткими – берегите время коллег.

2. Подготовьте все необходимые документы к совещанию заранее и уберите всё лишнее с рабочего места. Если Ваши документы необходимы кому-то еще из участников, то заблаговременно отправьте их.

Совет: убедитесь, что они их получили – сделайте звонок

3. Проверьте оборудование, с помощью которого Вы собираетесь выходить на связь. Оно должно быть исправно и полностью укомплектовано всем необходимым для полноценного аудио и визуального общения.

Совет: постарайтесь связаться с техническими специалистами организатора заблаговременно, чтобы убедиться в работоспособности техники и проверки связи.

4. Обязательно выбирайте тихое и светлое помещение для беседы с участниками онлайн-встречи. Постарайтесь выбрать нейтральный однотонный фон или же оптимизируйте Ваше рабочее место для кадра на экране.

Совет: не садитесь спиной к двери или к окну.

5. Расположите камеру фронтально (!!!)  и на уровне глаз. Обязательно уточните у организатора всем ли участникам необходимо быть со включенной камерой при проведении встречи! Настройте кадр на экране при помощи обратной связи от технических специалистов организатора. Старайтесь, чтобы другие люди не попадали в кадр во время мероприятия.

Совет: реагируйте на происходящее с помощью мимики и жестов – улыбайтесь, кивайте, при необходимости поднимите руку и т.п.

Совет: уточните у организатора в каком формате необходимо написать свое имя при подключении.

6. Выбирайте одежду, соответствующую месту и составу участников встречи. Обычно уместна официально-деловая одежда.

Совет: Главное правило при подготовке своего внешнего вида перед встречей – представьте, что Вы сейчас находитесь на встрече в очном формате.

7. Обязательно обратите внимание на то, что при разговоре в онлайн режиме всегда есть задержка звука. Говорите медленнее и дослушивайте до конца своего собеседника. Если Вы не говорите, то отключите микрофон и реагируйте мимикой и жестами.

Совет: отключите не только звук мобильно телефона, но и не забывайте про уведомления на Вашем компьютере и гаджетах.

8. Придерживайтесь правилам этикета и соблюдайте хорошие манеры. При первом выходе на связь поприветствуйте участников совещания. Не отвлекайтесь во время встречи на другие дела. Не перебивайте своих собеседников, иначе модератор может отключить Вам звук. Если Вы планируете аудио или видеозапись, согласуйте это с организатором.

Совет: никогда не курите во время онлайн встречи, даже, если Вы считаете, что это никак не навредит окружающим.

Следуя этим простым правилам, Вы максимально эффективно проведете встречу или совещание в режиме онлайн и оставите приятные впечатления у своих коллег. Заучивать нормы и правила нет необходимости, просто всегда думайте об удобстве всех участников встречи.