Основная идея подхода — освободить разум от запоминания текущих задач. Всю нужную информацию вы можете перенести на внешний носитель — на лист бумаги или в приложение. Таким образом вы перестанете держать сто разных дел в уме, не будете переживать, что упустили что-то, сможете лучше сконцентрироваться на решении актуальных задач. Скорее всего, многие из вас даже используют эту систему, но, возможно, не все знают, что она так называется.

GTD состоит из пяти основных элементов.

1. Сбор

Соберите «корзину»: напишите на белом листе или на стикерах все задачи, которые вы держите в уме. После этого вы сможете забыть об этих задачах, но все равно будете располагать информацией о них. Эту «корзину» важно обрабатывать хотя бы раз в неделю, иначе теряется весь смысл использования GTD.

2. Обработка

Обработка — это этап, на котором вы обращаетесь к списку задач, чтобы начать их выполнять.

Для обработки существует следующий алгоритм:

- каждый раз выбирать из корзины по одному (верхнему) элементу;

- если задача требует действия:

если оно займет несколько минут, сделайте это сразу;

если можете делегировать действие, делегируйте;

если вы не можете ничего сделать по этой задаче, отложите ее;

- если задача не требует действия, поступайте по ситуации:

оставьте ее в «архиве»;

исключите ее из списка задач совсем;

отложите в стопку «сделаю когда-нибудь / может быть».

Если же задача требует нескольких действий, она становится проектом. Их нужно выполнять постепенно и периодически следить за прогрессом.

3. Организация

Для того чтобы вам было удобнее управлять задачами, вы можете сортировать их по разным спискам.

Например, если вы делегировали задачу или вынуждены были отложить ее (например, если ждете новой информации или документов), она попадет в список отложенных. Этот список тоже нужно просматривать и узнавать, не изменилась ли ситуация.

Список «сделаю когда-нибудь / может быть» — это дела, назначенные на определенный момент или на будущее. Если они привязаны к дате, лучше отмечать это в календаре. Если не привязаны — делать, когда у вас есть свободное время.

Также вы можете создать список «точно нужно сделать», куда внесете конкретные действия, например, на ближайший день. При этом можно указывать, сколько у вас времени на это дело или какой у него приоритет по важности, — тут может помочь уже знакомая вам матрица Эйзенхауэра.

Специалисты по планированию советуют также записывать задачи максимально конкретно, чтобы психологически было проще за них браться: наш мозг не слишком любит неопределенность. Например, вместо «разобраться с бюджетом на август» можно записать «в 13:00 позвонить Елене Петровне, задать вопрос о том, какой у нас бюджет на сентябрь».

4. Обзор

Авторы системы рекомендуют просматривать списки дел с утра и планировать время на их выполнение. Каждый раз ищите самую важную задачу, затем — чуть менее важную и т. д. Если не можете определиться с приоритетами, допустимо расставить задачи в порядке, указанном в списке, и обязательно зарезервировать время для незапланированных срочных задач.

5. Действия

Теперь вы приступаете к выполнению задач, расставленных в нужном порядке на предыдущем шаге. Вам уже не нужно будет держать все в голове и принимать решения, достаточно заниматься работой и иногда делать перерывы между задачами, чтобы не чувствовать себя «белкой в колесе».